fungování POP3?

Je tu prosím někdo, kdo zná prakticky ( ne jen že má přečteno ) a může mi vysvětlit, jak funguje POP3?
Toto není otázka, zda do TB existuje doplněk pro vyhledávání duplicitních mailů!

Příklad 1

mail pepa@firma.cz stahuje běžně maily do TB přes pop3 a má nastaveno mazání ze serveru za 14 dnů.
Tento mail je poze na 1 počítači. Jednou asi za 1/4 roku se stane, že se stáhnou maily za 14 dnů znovu - duplicitně.

Příklad 2
mail info@firma.cz se stahuje na 3 počítačích do TB. 2 nechávají na serveru, třetí maže za 3 týdny. Jednou asi za 1/4 roku se stane, že se stáhnou maily za 3 týdny znovu - duplicitně.

Moje představa fungování POP3 byla, že TB stáhne maily a u každého jednotlivě udělá "značku", že je staženo. Protože příklad 2 teoreticky a často i prakticky funguje, nemůže být tato značka na serveru, ale domnívám se, že ji má uloženu TB. Jak by server rozeznal, který klient má staženo a který ne? ( Já tuším, že značka je uložena na serveru, ale očekávám, že někdo zareaguje na mou otázku.)

Pokud je značka poškozena, proč se duplicitně stahují všechny maily a ne jen ten s poškozenou značkou o stažení?

Použití IMAP nevím, zda je pro mail info vhodné. CHodí tam hodně věcí pro jednotlivé osoby a ti si to pak přesunují k sobě. Pokud by všichni ve firmě komunikovali přes to info, byly by maily zahlcené. I takhle musím zhruba co půl roku maily dělit do podsložek, protože přesahují 4GB. Mail server není ve firmě a nemáme zaplacenou takovou diskovou kapacitu na mailovém serveru ( ono to dost narůstá s počtem uživatelů, zvlášť když to jsou konstruktéři, kterým chodí v přílohách třeba projekty ).

Díky za tip, jak omezit duplikaci mailů.